Online-Tools im Unternehmen: Sammeln sie personenbezogene Daten?

Im digitalen Zeitalter verlassen sich Unternehmen täglich auf eine Vielzahl von Online-Tools – von CRM-Systemen und E-Mail-Marketing-Plattformen bis hin zu Analyse-Software und Kollaborationstools. Doch wissen Sie, ob diese Tools personenbezogene Daten sammeln?

Das Verständnis für die eingesetzten Tools ist nicht nur eine technische Frage – es ist auch eine rechtliche und ethische Verantwortung. Sobald ein Tool personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, sind Sie als Unternehmen dafür verantwortlich, dass die Datenverarbeitung den geltenden Datenschutzgesetzen entspricht – insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Beispiele für Tools, die häufig personenbezogene Daten verarbeiten:

• E-Mail-Marketing-Plattformen (z. B. Mailchimp, HubSpot)

• Analyse-Tools (z. B. Google Analytics)

• Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe, PayPal)

• Kundensupport-Software (z. B. Zendesk)

• Online-Meeting-Tools (z. B. Google Meet, Zoom, MS Teams, Webex, GoToMeeting)

Was sollten Unternehmen tun?

• Audit Ihrer Tools: Erstellen Sie eine Liste aller Online-Tools, die Ihr Unternehmen nutzt, und prüfen Sie, ob diese personenbezogene Daten erfassen (z. B. Namen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen).

• Datenschutzerklärungen prüfen: Analysieren Sie, wie die einzelnen Tools Daten verarbeiten, wo diese gespeichert werden und ob eine Weitergabe an Dritte erfolgt.

• Nachfragen: Wenden Sie sich bei Unklarheiten direkt an die Anbieter und klären Sie, wie mit Daten umgegangen wird.

• Kunden informieren: Aktualisieren Sie Ihre Datenschutzerklärung, um transparent darzustellen, welche Tools eingesetzt werden und welche Datenpraktiken damit verbunden sind.

Die Gloria Hermsdorf Rechtsanwaltsgesellschaft mbH unterstützt Ihr Unternehmen dabei, seinen Datenschutzpflichten nachzukommen und vollständige DSGVO-Compliance zu erreichen. Von der Prüfung Ihrer eingesetzten Tools bis hin zur Anpassung Ihrer Datenschutzrichtlinien stehen wir Ihnen beratend zur Seite.

Kontaktieren Sie uns gerne – wir helfen Ihnen, rechtssicher und vertrauenswürdig aufgestellt zu sein.